Hay equipos que trabajan, cumplen y sacan los proyectos adelante, pero algo no termina de funcionar.
Las reuniones se alargan sin cerrar temas. Hay malentendidos que vuelven una y otra vez. Algunas personas prefieren callar antes que generar tensión. El feedback llega tarde o directamente no llega. Y, a veces, un responsable está convencido de haber sido claro mientras el equipo ha entendido otra cosa.
La reacción habitual es pensar: «Tenemos que comunicarnos más».
Más reuniones, más mensajes, más canales.
Pero muchas veces el problema no es que falte comunicación. El problema es qué está ocurriendo cuando nos comunicamos.
Por eso, antes de organizar una formación, una dinámica o un team building, yo empezaría por mirar cuatro cosas:
1. Observa qué se está repitiendo
Un malentendido puntual puede ocurrir en cualquier equipo. Lo importante es detectar los patrones.
Por ejemplo:
- Los mismos problemas aparecen varias veces.
- Hay temas que nadie quiere plantear.
- Después de las reuniones siguen existiendo dudas.
- Las conversaciones importantes ocurren fuera de la reunión.
- El feedback se recibe como un ataque.
- Pequeñas tensiones nunca terminan de resolverse.
Cuando trabajo con equipos, muchas veces la petición inicial es: «Queremos mejorar la comunicación». Pero, al empezar a preguntar, aparecen necesidades mucho más concretas: falta de confianza, miedo a dar feedback, conversaciones que se están evitando o responsables que necesitan comunicar mejor.
Ahí empieza el trabajo de verdad.
2. Pregunta antes de interpretar
Este es uno de los hábitos que más recomiendo, dentro y fuera del trabajo.
Vemos una conducta y rápidamente le damos un significado:
- Una persona participa poco y pensamos que no está implicada.
- Un compañero no comparte información y pensamos que va por libre.
- Un manager pregunta constantemente por un proyecto y su equipo siente que no confía en ellos.
Puede ser así. O puede haber otra explicación.
Antes de sacar conclusiones, pregunta:
- «¿Qué está pasando?»
- «¿Cómo lo estás viendo tú?»
- «¿Hay algo que yo no esté teniendo en cuenta?»
- Y, muy importante: «De lo que estoy diciendo, ¿qué estás entendiendo tú?» Y al revés.
Muy a menudo, el mensaje que queremos transmitir no es el que llega. Por lo tanto, nuestra responsabilidad será explorar si aquello que queremos decir está siendo recibido con la misma intención.
Esto también nos ocurre en nuestras relaciones personales. Muchas discusiones empiezan no por lo que ha sucedido, sino por lo que hemos interpretado que significa. Aprender a separar hechos de interpretaciones evita infinidad de conflictos innecesarios.
3. Concreta qué necesitas que cambie
«Tenemos que mejorar la comunicación» es demasiado amplio. ¿Qué significa exactamente?
Quizá necesitas que:
- Los responsables expliquen mejor las decisiones.
- Las personas puedan dar feedback sin esperar semanas.
- Los desacuerdos se hablen directamente.
- Las reuniones terminen con acuerdos claros.
- Dos departamentos compartan antes la información.
- El equipo se sienta más seguro para expresar opiniones distintas.
Cuanto más concreto sea el cambio que buscas, más fácil será decidir qué hacer.
Esta es una de las primeras cosas que trabajo cuando una empresa me contacta: qué está ocurriendo ahora y qué tendría que ser diferente después. Porque no todos los problemas de comunicación necesitan la misma solución.
4. Mira si el problema está en la comunicación… o en otra cosa
Esto es crucial.
Un workshop de comunicación no arregla unos roles mal definidos. Tampoco resuelve una decisión que dirección lleva meses posponiendo, una falta de recursos o un conflicto individual que necesita otro tipo de intervención.
A veces la comunicación es el problema. Otras veces es el lugar donde vemos el síntoma de otro problema:
| Lo que vemos | Conviene explorar |
| Nadie cuestiona nada | ¿Hay suficiente confianza para hablar? |
| Los conflictos se aplazan | ¿Se están evitando conversaciones difíciles? |
| El manager controla todo | ¿Hay un problema de delegación o liderazgo? |
| Cada área trabaja por su lado | ¿Falta coordinación o un objetivo compartido? |
| El feedback genera tensión | ¿Cómo se da y cómo se recibe? |
No son diagnósticos automáticos; son preguntas que ayudan a mirar mejor y evitan un error muy habitual: elegir primero la actividad y preguntarnos después qué queríamos conseguir con ella.
Cuando el equipo necesita practicar, no solo entender
Hay momentos en los que hablar del problema no basta. El equipo necesita experimentar otras formas de comunicarse, practicar conversaciones, dar y recibir feedback o descubrir qué ocurre cuando cambia determinadas dinámicas.
En CAREL Ibérica, por ejemplo, trabajamos precisamente la confianza y el miedo a dar y recibir feedback constructivo. Su responsable destacó después las herramientas prácticas que el equipo pudo llevarse a su día a día.
Para mí, esa parte es fundamental: entender una herramienta no significa utilizarla.
Puedes saber perfectamente que deberías dar feedback antes, escuchar más o afrontar una conversación pendiente y seguir sin hacerlo. Ahí entran las emociones, los hábitos y la relación que tenemos con los demás: miedo al conflicto, inseguridad, necesidad de tener razón, dificultad para poner límites o simplemente inercias que llevamos años repitiendo.
Trabajarlo con situaciones reales permite probar algo diferente y ver qué ocurre.
Antes de decidir qué hacer con tu equipo, prueba estas cuatro preguntas
Si tienes la sensación de que la comunicación no fluye, empezaría por aquí:
- ¿Qué está ocurriendo exactamente? Busca hechos y situaciones concretas.
- ¿Dónde se repite? ¿En reuniones, entre determinadas personas, entre departamentos, con el manager?
- ¿Qué necesitaría ser diferente? Concreta el cambio que quieres ver.
- ¿Qué habéis probado ya? Y, sobre todo, ¿qué ocurrió después?
Estas cuatro respuestas suelen dar mucha más información que empezar buscando directamente una actividad.
Primero entender, después decidir
Un equipo no necesita estar «mal» para trabajar cómo se comunica. También podemos mejorar la forma de escuchar, dar feedback, afrontar desacuerdos o entendernos simplemente porque queremos seguir creciendo.
Pero la intervención debería partir siempre de una necesidad concreta. A veces será suficiente con cambiar un acuerdo interno; otras habrá que trabajar una conversación pendiente; en algunos casos tendrá sentido un workshop con todo el equipo y, en otros, un acompañamiento individual a un responsable.
Mi forma de trabajar empieza precisamente ahí: entender primero qué está pasando y decidir después qué puede ayudar.
Preguntas frecuentes
¿Cómo saber si un equipo tiene un problema de comunicación?
Cuando determinadas situaciones se repiten: malentendidos, temas que nadie quiere tratar, reuniones que no resuelven nada, feedback que genera tensión o decisiones que cada persona interpreta de forma distinta. Lo importante no es un episodio aislado, sino el patrón.
¿Cómo mejorar la comunicación dentro de un equipo?
Empieza por identificar qué está fallando. Después concreta qué comportamiento o dinámica necesita cambiar. Más reuniones o más mensajes no siempre resuelven el problema si detrás hay falta de confianza, dificultades de liderazgo o conversaciones que se están evitando.
¿Puede un team building solucionar un problema de comunicación?
Depende de la causa. Una actividad puede ayudar a conectar y generar una experiencia compartida, pero si existen conflictos pendientes, problemas de liderazgo o dificultades para dar feedback, conviene trabajar específicamente sobre esas situaciones.
Si lo que está ocurriendo en tu equipo tiene que ver con conversaciones que nadie se atreve a tener, puedes ampliar en Cómo afrontar una conversación difícil.
¿Qué está pasando en tu equipo?
Si notas que algo no funciona y no tienes claro si el problema es de comunicación, confianza, feedback o dinámica de equipo, o si sencillamente quieres ofrecerles dinámicas que les impulsen, motiven y fortalezcan su confianza, podemos poner el foco ahí para darle forma.
A partir de ahí veremos qué tiene sentido trabajar y de qué manera.
👉 Escríbeme por aquí y lo comentamos o echa un vistazo a cómo trabajo con equipos y empresas.
Sobre la autora:
Anna Vicen Renner es experta en comunicación y relaciones personales y profesionales, autora del libro La ambición amable, conferenciante y colaboradora habitual en medios de comunicación y prensa. Diseña e imparte conferencias y workshops a medida para organizaciones, acompañando a equipos a afianzar la confianza, mejorar su comunicación y potenciar una cohesión real que impulse su día a día. Asimismo, acompaña de forma individual tanto a directivos y profesionales como a parejas a resolver conflictos, comunicarse con claridad y potenciar sus relaciones personales y laborales.
Más información y recursos: annavicenrenner.com
