Tener mucho conocimiento sobre un tema no garantiza que los demás entiendan lo que queremos explicar. Puede pasar en una presentación, en una reunión con un cliente, al defender una inversión ante dirección o simplemente cuando tenemos que explicar un problema técnico a otro departamento.
A veces el problema no está en lo que sabemos, sino en cómo lo contamos. Cuando dominamos mucho una materia, tendemos a entrar rápido en el detalle porque para nosotros todo encaja. La persona que tenemos delante, en cambio, todavía necesita entender qué está pasando, por qué importa y qué espera de ella.
Comunicar con impacto no significa perder rigor ni “simplificar” hasta vaciar el contenido. Significa conseguir que todo ese conocimiento llegue mejor.
1. Antes de explicar, piensa en quién tienes delante
Una de las preguntas que más ayuda es muy sencilla:
¿Qué necesita entender esta persona?
No necesita lo mismo un cliente que un ingeniero de tu equipo, alguien de compras que dirección o ventas.
Quizá dirección necesita entender el riesgo y qué decisión hay que tomar. Un cliente quiere saber cómo le afecta la propuesta. Otro departamento necesita saber qué cambia para ellos.
Esto lo hacemos continuamente fuera del trabajo. No explicamos algo igual a alguien que conoce perfectamente el tema que a una persona que no tiene ningún contexto. En una empresa ocurre exactamente lo mismo.
Antes de preparar todo lo que quieres contar, pregúntate:
¿Qué sabe ya esta persona? ¿Qué necesita saber ahora? ¿Qué quiero que pueda decidir o hacer después?
Ese pequeño cambio de enfoque suele ordenar mucho el mensaje.
2. Empieza por lo importante y después entra en el detalle
Cuando sabes mucho de un tema, cuesta elegir qué dejar fuera. Todo parece importante.
Una forma sencilla de ordenar la explicación es esta:
- qué está pasando;
- por qué importa;
- qué propones;
- qué datos lo sostienen.
El detalle técnico sigue estando ahí, pero llega cuando ya sabemos para qué lo necesitamos.
Por ejemplo, en lugar de empezar explicando todas las pruebas realizadas, podrías decir:
“Hemos detectado un problema que puede retrasar la entrega. Quiero explicaros qué hemos visto, qué opciones tenemos y qué necesitamos decidir.”
A partir de ahí puedes entrar en los datos.
No estás explicando menos. Estás ayudando a la otra persona a saber dónde colocar la información que viene después.
3. Traducir no es perder rigor
A veces decirle a una persona técnica que tiene que “simplificar” genera rechazo, y lo entiendo. Puede sonar como si hubiera que reducir la calidad de la explicación o dejar fuera información importante.
Prefiero hablar de traducir.
Traducir significa adaptar el mensaje a quien tienes delante sin traicionar el contenido.
Si estás hablando con dirección, quizá no necesite todos los parámetros desde el principio. Probablemente necesita entender primero qué problema existe, qué consecuencias puede tener, qué alternativas hay y qué recomiendas.
Si luego quiere profundizar, tienes todo el conocimiento para hacerlo.
El reto no es demostrar todo lo que sabes. Es decidir qué necesita recibir la otra persona y en qué orden.
4. No olvides mirar qué está pasando al otro lado
Cuando estamos concentrados en explicar algo complejo, es fácil estar pendientes de todo lo que todavía queremos decir y dejar de observar a quien escucha.
¿Te están siguiendo? ¿Necesitan un ejemplo? ¿Has utilizado una palabra que para ti es evidente pero para ellos no?
Puedes parar y preguntar:
“¿Hasta aquí tiene sentido?”
“¿Qué parte necesitas que explique mejor?”
“¿Con qué idea te estás quedando?”
Escuchar también forma parte de comunicar bien.
Y aquí aparece algo muy humano: cuando alguien no entiende algo que creemos haber explicado perfectamente, podemos sentir frustración, impaciencia o incluso pensar que “no nos están escuchando”.
Antes de repetir exactamente lo mismo, prueba a cambiar la forma de explicarlo.
A veces hace falta menos información, no más.
5. La forma también influye
No todo está en las palabras. La voz, el ritmo, las pausas, la mirada o la postura también pueden ayudar a que el mensaje llegue con más claridad y seguridad.
No hay una postura perfecta ni una única manera correcta de presentar. Tampoco se trata de construir un personaje.
Se trata de ampliar recursos.
Si te cuesta mirar al público, puedes practicarlo. Si aceleras cuando estás nervioso, puedes trabajar el ritmo. Si tiendes a llenar todos los silencios, puedes descubrir qué ocurre cuando dejas una pausa.
Salir de nuestra forma habitual de hacer las cosas puede resultar incómodo al principio. También es donde suelen aparecer nuevas capacidades.
Un caso real: el equipo de Deerns Spain
En Deerns Spain, el director de una de sus unidades quería ayudar a un equipo de perfiles muy técnicos a comunicar con mayor claridad, seguridad e impacto.
Trabajamos con situaciones reales de su día a día y también con aspectos como la postura, la voz, la mirada y el espacio. Después del workshop, destacó especialmente la confianza que se había creado para salir de la zona de confort y las herramientas concretas que el equipo podía aplicar desde el día siguiente.
Para mí, este es un punto importante: no se trata de cambiar a una persona técnica ni de quitar profundidad a su manera de pensar. Se trata de darle más recursos para que pueda hacer llegar mejor todo lo que ya sabe.
Cinco errores que merece la pena revisar
Cuando una explicación técnica no termina de funcionar, suelo mirar especialmente estas situaciones:
- empezar por los detalles sin explicar primero qué está en juego;
- utilizar palabras o acrónimos que el interlocutor no comparte;
- dar tantos datos que cuesta distinguir cuáles son los importantes (o esas diapositivas llenas de información difícil de leer).
- no adaptar el mensaje según quién escucha;
- terminar sin dejar claro qué decisión o siguiente paso se espera.
No hace falta corregirlo todo a la vez. Elige una de estas situaciones, obsérvala en tu próxima reunión y prueba algo distinto.
¿Cómo puedes saber si estás comunicando mejor?
No hace falta esperar a una gran presentación para comprobarlo.
Puedes observar cosas muy sencillas: si las preguntas van al punto importante, si la otra persona puede resumir lo que has explicado, si sabe qué tiene que hacer después o si las dudas posteriores sirven para profundizar en lugar de reconstruir el mensaje desde el principio.
También puedes pedir feedback:
“¿Qué ha quedado claro?”
“¿Dónde te has perdido?”
“¿Qué podría explicar de otra manera?”
A veces la mejor forma de mejorar cómo comunicamos es escuchar cómo nos están recibiendo.
¿Cuándo tiene sentido trabajarlo con un equipo?
Puede tener sentido cuando varios profesionales técnicos tienen que presentar ante clientes o dirección, cuando empiezan a asumir puestos con mayor exposición, cuando cuesta trasladar información entre departamentos o cuando existe mucho conocimiento dentro del equipo pero no siempre llega con claridad a quienes tienen que tomar decisiones.
También cuando las personas saben perfectamente de qué hablan, pero necesitan ganar seguridad al explicarlo.
En estos casos, trabajar con situaciones reales suele ser mucho más útil que hablar de comunicación en abstracto: reuniones que realmente tienen, propuestas que realmente presentan o conversaciones con clientes que forman parte de su día a día.
Una idea para poner en práctica
En tu próxima reunión no intentes cambiar diez cosas.
Prueba solo esto:
antes de empezar, decide cuál es la idea que quieres que la otra persona recuerde al terminar.
Después construye la explicación alrededor de ella.
Y cuando acabes, observa qué ha pasado.
Comunicar mejor también es eso: probar, escuchar, ajustar y seguir ampliando recursos.
Preguntas frecuentes
¿Cómo explicar un tema técnico a una persona no técnica?
Empieza por lo que necesita entender y por qué le afecta. Después aporta los datos necesarios y entra en el detalle cuando realmente aporte valor. No se trata de quitar rigor, sino de ordenar la información para que la otra persona pueda seguirla.
¿Cómo hacer una presentación técnica más clara?
Define antes qué idea principal quieres transmitir, quién te va a escuchar y qué decisión o acción esperas después. Después organiza los datos alrededor de ese objetivo y revisa si el lenguaje que utilizas es comprensible para ese público.
¿Por qué cuesta adaptar una explicación cuando conocemos mucho un tema?
Porque nosotros ya tenemos todo el mapa mental construido. Sabemos cómo encajan los detalles y qué significan. La persona que escucha todavía no. Comunicar bien implica ayudarla a construir ese mapa paso a paso.
¿Se pueden entrenar las habilidades de comunicación de perfiles técnicos?
Sí. La práctica sobre situaciones reales, el feedback y la posibilidad de probar otras formas de explicar, escuchar y presentar ayudan a ampliar recursos. El objetivo no es cambiar la personalidad, sino disponer de más opciones según la situación.
¿Tu equipo técnico necesita comunicar con más claridad?
Si tienes profesionales con un criterio técnico brillante pero notas que les cuesta trasladar ese valor al cliente, cerrar acuerdos o comunicar sus ideas ante otros departamentos, podemos poner el foco ahí y trabajarlo con situaciones reales de su propio equipo.
¡Me encantará conocer vuestro momento y acompañaros a dar ese paso!
👉 Escríbeme por aquí y me cuentas qué necesita tu equipo
o echa un vistazo a cómo trabajo la comunicación con empresas y organizaciones.
(Y si ese reto de ganar claridad, impacto y seguridad al comunicar es tuyo a nivel individual, también podemos trabajarlo mano a mano en mis sesiones individuales).
Sobre la autora:
Anna Vicen Renner es experta en comunicación y relaciones personales y profesionales, autora del libro La ambición amable, conferenciante y colaboradora habitual en medios de comunicación y prensa. Diseña e imparte conferencias y workshops a medida para organizaciones, acompañando a equipos a afianzar la confianza, mejorar su comunicación y potenciar una cohesión real que impulse su día a día. Asimismo, acompaña de forma individual tanto a directivos y profesionales como a parejas a resolver conflictos, comunicarse con claridad y potenciar sus relaciones personales y laborales.
Más información y recursos: annavicenrenner.com
